郑州市市直机关事务管理局档案归档制度 (2005年6月4日)
来源:本站  发表时间:2007-04-23 09:32  

为了保证档案归档及时、完整、规范,特制定本制度。

一、        归档范围

凡是记述和反映本单位工作活动的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、图片、音像制品等材料,均属归档范围。

(一)文书文件

1.    上级机关或同级业务主管机关印发的需要贯彻执行的规范性文件;上级机关召开的需要贯彻执行的会议文件。

2.    上级机关印发本机关的文件(包括报纸、刊物转载);代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

3.    本局负责人在上级机关会议上的发言及经验介绍等材料。

4.    上级机关对本单位干部任免、奖励、处分的批复、通报、批示、讲话。

5.    上级机关对本单位的重要指示、讲话、题词等材料。

6.    本局党政会议记录(包括人事任免会议记录)会议材料。

7.    本局工作过程中形成并印发的各种文件、附件、批件及相关资料。

8.    本局编制、汇总的各种统计报表和统计资料(包括计算机软盘等)。

9.    本局(含批准下属单位)成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、历史沿革、大事记、年鉴以及反映本单位主要活动的各种信息资料。

10.本局财产、物资、档案的交接凭证。

11.本局编辑出版物的样本。

12.本局与有关单位签订的各种合同、协议书等契约性文件。

13.下属单位报送的重要的科技文件材料及法规性备案文件。

(二)业务资料

14.市直机关国有资产产权登记、管理有关资料,本局所管辖市直机关房地产的登记、统计资料、权属证件及相关手续;所管辖市直机关房改手续、资料。

15.局交换机、电力、电梯等设备的订购合同、施工图纸、质量验收等资料,安装调试、检测记录,操作及维修手册,有关增容、改造资料;市直机关通讯工程设计、审批、施工、管理、验收等资料;市直机关电话安装、迁移、调整、换号工作的统计资料。

16.局所查处治安案件、参与调查有关重大事故、协助公安机关侦破有关案件、处理上访等问题的资料。

17.局车辆购买、报废、转让资料手续,耗油及维修等统计汇总。

18.服务中心设施设备订购、维护资料,扩建、改造、装饰工程资料。

(三)声像资料

19.反映本单位主要职能活动、工作成果、重大事件的照片、录音带、录像带。

20.领导人和著名人物参加本单位重大活动的照片、录音带、录像带。

21.本单位获得的荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等实物及照片。

22.其它具有保存价值的声像材料。

(四)科技资料

23.本单位基建工程设计任务书、承建招标、预决算、选址调查和水文、地质、气象、勘察材料,征地请示、批复,建筑物及设备、水、电、气施工图、施工协议、记录、隐蔽工程记录、竣工图纸、建筑材料质量检验报告、交接文件,扩建、改建请示、批复等全部文件材料(包括音像材料)。

24.上级调拨和本单位购置的各种设备、仪器、订货合同、合格证、使用说明书、随机技术文件,易损部件图纸、备件图纸、安装调度记录、总结、装箱单和开箱验收记录等。

    二、归档时间

1.    文书档案于次年六月底前立卷归档完毕。

2.    业务档案由各处(室)负责收集清理、分类组卷、编写卷内页号和卷内目录,于次年三月底前移交档案室。

3.    声像档案材料由摄影(像)、录音者或承办部门于一项活动、一次性会议结束十天内整理完毕,并编写说明后向档案室移交。

4.    基建档案于一项工程结束后应通知档案人员参加竣工验收,经档案人员检查应归档文件材料齐全后,由项目主管人员于一个月内立卷完毕,向档案室移交。

三、归档要求

1.    凡属归档范围内的各种文件材料,必须由档案室集中统一管理,任何部门或个人不得据为己有。

2.    凡是立卷归档的档案必须达到:归档文件齐全完整,分类科学、组卷合理、保管期限划分准确、案卷标题简明确切,卷内文件排列系统、卷内目录和备考表填写正确,案卷封皮书写工整,案卷装订结实,整齐美观,符合案卷质量标准,便于保管和利用。

3.    声像档案的文字说明应标示出事由、时间、地点。

4.    竣工图要做到图面清晰,图例、代号、字体、尺寸标注要规范,施工中若有变动,全部按变更通知和洽商记录予以注明。

5.    凡是向档案室移交的档案,要认真编制,填写移交清册,交接双方必须清点核对,履行签字手续。


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