郑州市市直机关事务管理局行文办法 (2006年9月)
来源:本站  发表时间:2007-04-23 09:25  

为进一步理顺行文关系,提高行文效率,规范文件管理,根据上级有关规定,结合我局实际,特制定本办法。

一、文件制作

(一)拟稿与核稿

1.      综合性文件由办公室起草;涉及各处室、部门问题的文件,由各处室、部门起草。

2.      文字表述要简明准确,不要使用口语、不规范简化字、生造词、生僻词,以免引起歧义。

3.      引用人名、地名、文件名、数字等,要清楚、准确、规范。

4.      核稿要重点把握以下四个方面:是否有行文必要;文件内容是否符合党和国家的路线、方针、政策及上级有关规定;文字表述是否准确、规范;文件格式是否正确、完整。

(二)登记与编号

1.    凡是以局名义对外、对内发送的文件(包括白头文件和交流材料),一律经局办公室统一编号、登记。

2.    因紧急情况由业务处室直接形成、发送的文件,事后要及时向局办公室补办登记备份手续。

(三)签发

1.凡上行文或就重大事项、重要活动形成的其它文件,必须经局正职领导签发,或由正职领导委托主持工作的副职领导签发。

2.一般性文件,按照工作分工,由局副职领导请示正职领导同意后签发。

(四)印制

1.    版面设计。用纸、用字、编排要符合规范标准;标题排列要醒目、美观;断行处注意词语意义的相对完整,数字不断行;正文横行、竖边要整齐;停顿符号、后引号、后括号、后书名号不顶格。

2.    校对。初稿打印后,清样先经拟稿人校对,再由办公室文秘人员校对。文件内容如有改动,须经签发人或办公室主任同意。

3.    印刷。印刷文件要本着节约经费的原则,根据受文单位数量、局领导留阅及办公室留存需要,严格控制文印份数。

(五)用印与装订

1.      加盖印章要清晰端正,位置在落款与发文日期中间,以骑年盖月为宜。

2.      文件装订要做到右齐、底齐,不错位,不倒页、缺页或重页。文件首面左边空边中轴线为装订线。

    (六)留存与发送

1.      文件用印、装订后,留出办公室立卷文件3份和备查资料3份,其余及时分发、递送。

2.      局内发文件,由局办公室内勤负责发放;外发文件,由相关业务处室发送。负责发送人员,发送日期要有签字。

3.      每年年底,将所有登记在册的文件、资料刻录电子文档,与当年立卷文件一并移交档案室。

二、文件形式

(一)版头

1.      凡涉及重要内容、约束性强的文件,以“郑州市市直机关事务管理局文件”形式行文,一般性文件以“郑州市市直机关事务管理局”的形式行文。

2.      党务方面的文件,涉及重要事项的指令性文件,以“中共郑州市市直机关事务管理局委员会文件”的形式行文,一般性文件以“中共郑州市市直机关事务管理局委员会”的形式行文。

3.      凡涉及到党风廉政建设等有关问题,以“中共郑州市市直机关事务管理局纪律检查委员会文件”的名义行文。

4.      用于研究问题、交流经验、联络商洽工作,或其它事务性工作涉及的文件,用白头文。白头文不用机关代字,但应统一编排文号,以便存查。

    (二)格式

1.      套印红头的正式文件,其格式必须符合中共中央办公厅、国务院办公厅公文处理办法需要,不得漏项。上行的请示、报告必须注明签发人;如行文需要,附件、抄送机关等项必须标注。

2.      无论有无版头,公文标题必须注发文机关全称。

3.      严格区分请示与报告,不得混用或合用。凡向上级机关或业务主管部门请示指示或批准的,用请示;凡向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议以及答复上级询问的,用报告。报告中一般不夹带请示事项。

4.      主题词的标注要规范。按照“对应业务部门—文件内容—文种”的顺序标注。主题词数量不得超过5个词组。

5.      一般公文的成文时间以领导签发的日期为准;会议通过的文件,成文时间以会议通过的日期为准。印发时间以实际印发的时间为准。

三、其它要求

1.      行文要一文一事,不要将互不相关的问题或不属于同一机关主管的问题并入一份公文。

2.      文件的拟稿、修改、签发应使用钢笔,不得使用铅笔、圆珠笔,以便存档。

3.      文稿审核、送签、编号、登记、送印统一由局办公室负责,各部门不得自行送签、送印,以免造成重签、漏编、漏登,对立卷、存档造成不便。

4.      文件的拟写、审核、打印、行送要迅速及时,不得延误工作。


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